Chia sẻ kinh nghiệm Cuộc sống ở Nhật

Chia sẻ: Kinh nghiệm tìm việc ở Nhật (Kì 1)

tokyo-akabane-4

Bài chia sẻ rất chi tiết của chị Nguyễn Thị Hoa Hạ (tốt nghiệp Thạc sĩ ngành Urban – Environmental Engineering tại Nhật) về kinh nghiệm tìm việc làm ở Nhật (đặc biệt đối với những bạn theo học bằng chương trình tiếng Anh và tiếng Nhật còn chưa đạt N1)Mở đầuCó câu nói rằng “Nếu bạn xin được việc ở Nhật thì sẽ không phải sợ xin việc ở bất kỳ nơi nào khác“. Câu nói này phần nào cho thấy sự khó khăn để có được một việc làm toàn thời gian ở Nhật. Và mình tin chắc rằng đó là điều không hề dễ dàng đối với sinh viên (SV) quốc tế mong muốn có được công việc đúng chuyên ngành, lại không nói được tiếng Nhật, thậm chí không dễ dàng ngay cả với nhiều SV Nhật Bản (bằng chứng là tụi Nhật lab mình vẫn đang lao đao kiếm việc đến giờ phút này khi mình đã đáp cánh an toàn được hơn 1 tháng). Và mình cũng từng rất rất e ngại và bế tắc với vốn tiếng Nhật chỉ khoảng 30%.

Trên thực tế thị trường làm việc ở Nhật là không nhỏ, thậm chí là rất lớn với khoảng 141 loại ngành công nghiệp, 30,000 công ty tuyển dụng mỗi năm và nhiều cơ hội cho tất cả các ngành nghề phù hợp với mọi chuyên ngành từ xã hội đến kỹ thuật, từ sản xuất đến dịch vụ và có chu trình tuyển dụng rõ ràng được lặp lại hàng năm.

Theo thống kê (Hình 1), số lượng SV quốc tế học tập ở Nhật mỗi năm khoảng 140,000 người (JASSO, 2011) thì số trụ lại làm việc ở Nhật là 8,586 người (Immigration Bureau of Japan, 2011). Trong đó 70% là ngành dịch vụ – xã hội và 20% là nghành kỹ thuật, 10% các ngành khác. Một con số không lớn. Vậy lý do là gì?

Thống kê sinh viên quốc tế tại Nhật
Hình 1 – Số lượng Sinh viên quốc tế theo nguồn trợ cấp 1983-2011, JASSO. Năm 2011: Tổng số SV : 138.075 Tự túc: 124.939 Học bổng Nhật: 9.396 Học bổng của CP nước chủ nhà: 3.505

Trong bài này Phần 1 mình sẽ trả lời cho câu hỏi đó, ngoài ra mình cũng nói về các nguyên tắc khi xin việc và so sánh sự khác biệt trong quy trình và văn hóa tìm việc ở Nhật so với VN.

Phần 2 mình sẽ nói về kinh nghiệm của bản thân khi kiếm việc ở đây. Hy vọng có thể giúp được chút ít cho những bạn đang, sẽ và mong muốn kiếm việc tại Nhật. GOOD LUCK !!!

1. Thị trường việc làm ở Nhật: cạnh tranh công bằng, công khai

Các công ty Nhật Bản hiện nay đã cởi mở hơn trong việc tuyển dụng SV nước ngoài, nhất là SV đến từ các nước đang phát triển như Đông Nam Á, Trung Quốc, và châu Phi. Xu hướng của các công ty Nhật ngày nay là tập trung tìm kiếm lợi nhuận từ thị trường Châu Á và Châu Phi hơn là thị trường các châu lục khác. Các nước này là điểm đáp của các dự án mà Nhật đang muốn đầu tư vào và mở rộng ra. Có 2 lý do: thứ nhất là 2 châu lục này có nhiều nước đang phát triển vẫn rất cần công nghệ của Nhật, Nhật có thể dễ dàng bán lại công nghệ, hoặc làm chủ thầu cho các dự án sử dụng vốn ODA mà chính Nhật tài trợ cho các nước đó, hợp tác có lợi cho cả 2 bên. Thứ 2 là Nhật muốn kết nối với các nước Đông Nam Á về mặt kinh tế từ đó tiến tới mối giao hữu về mặt chính trị, để tạo ra cán cân đối trọng với sự lớn mạnh của Trung Quốc. Như vậy có nghĩa là cơ hội xin việc cho các bạn Việt Nam ngày càng mở rộng! Nên dù có e ngại, các bạn hãy cứ chiến đấu đến cùng rồi cũng sẽ có được công ty mình mong muốn.

Ví dụ, công ty mình sắp làm là công ty tư vấn kỹ thuật nhận thầu là các dự án sử dụng vốn ODA từ chính phủ (CP) Nhật để tư vấn, thiết kế và xây dựng các dự án cơ sở hạ tầng, hệ thống xử lý chất thải và năng lượng tái tạo ở các nước Đông Nam Á.

Khi du học, CP Nhật cấp học bổng cho SV các nước Đông Nam Á rất nhiều nhưng hầu như không cấp cho SV Trung Quốc. SV Trung Quốc đến Nhật học bằng tiền tư nhân hoặc do học bổng CP Trung Quốc. Tuy nhiên trong thị trường việc làm thì rất công bằng, SV Trung Quốc vẫn có giá trị cạnh tranh cao hơn SV bất cứ nước nào khác vì có lợi thế là hiểu/ viết được tiếng Nhật.

Ngoài ra, sự đón tiếp của các công ty Nhật dành cho SV nước ngoài và SV Nhật là hoàn toàn như nhau, nghĩa là cạnh tranh ngang bằng với SV Nhật, hành động và cư xử cũng phải theo văn hóa của họ. Không có bất kì sự ưu đãi hay phân biệt đối xử nào khác biệt. Nên không có gì phải lo lắng sợ bị phân biệt, hay lại càng không được ỷ lại.

Lợi thế của người Nhật là tiếng Nhật (hiển nhiên), được đào tạo bài bản từ nhỏ, am hiểu quy trình và tác phong xin việc. Yếu điểm của họ là ngoại ngữ (tiếng Anh) và sự hiểu biết, va chạm với các nước khác. SV Nhật có thể viết tiếng Anh rất giỏi, có thể nghe hiểu tốt nhưng ngại nói. SV Nhật không thèm đi du học ở các nước khác, họ nghĩ học ở nước họ là đủ và cũng một phần là do ngại nói tiếng Anh. Lợi thế của SV nước ngoài là kiến thức chuyên môn không chỉ gặt hái được trong quá trình học tập tại Nhật mà còn là kinh nghiệm từ nước nhà mà SV Nhật không có được, sự hoạt bát tự tin, ngoài ra tiếng Anh cũng là một lợi thế của SV nước ngoài. Yếu điểm của SV nước ngoài cũng là ngoại ngữ (tiếng Nhật), và sự cả thèm chóng chán.

Vì thế, nhà tuyển dụng Nhật mong mỏi ở SV nước ngoài là: kiến thức chuyên môn và nhuần nhuyễn tiếng Nhật và tiếng Anh. Trong đó tiếng Nhật quan trọng hơn. Sẽ thực sự rất khó cho những người chỉ nói tiếng Anh. Thiếu một trong 2 yếu tố này, công cuộc săn việc sẽ là một thử thách lớn. Điều này trả lời cho câu hỏi tại sao xin việc tại Nhật không dễ. Vì công ty tuyển dụng Nhật đòi hỏi không những cao về chuyên môn mà còn thành thạo được ít nhất tiếng Nhật hoặc 2 thứ tiếng. SV Việt Nam thường gặp trở ngại khi xin việc vì chỉ nói được hoặc Nhật, hoặc Anh. NHƯNG ĐIỀU NÀY KHÔNG CÓ NGHĨA LÀ KHÔNG THỂ!!! Bài này mình chủ yếu dành cho những người không nói được tiếng Nhật như mình.

2. Một số sự khác biệt cơ bản giữa việc làm Nhật so với Việt Nam

Trước khi đi vào tìm hiểu quy trình và thủ tục xin việc tại Nhật, hãy trang bị cho mình kiến thức về văn hóa xin việc của Nhật và những khác biệt với xin việc làm tại Việt Nam để chuẩn bị tinh thần khỏi phải bỡ ngỡ, phòng tránh những thiếu sót đáng tiếc sau này, nhất là về mặt thời gian. Vì mùa xin việc phù hợp qua rồi thì cơ hội sẽ khó hơn.

2.1 SV ở Nhật bắt đầu kiếm việc 1 năm trước khi tốt nghiệp.

Cụ thể, SV ĐH năm 3, thạc sĩ năm 1, và tiến sĩ năm 2 phải bắt đầu tìm việc. Khi kiếm được việc, họ sẽ bắt đầu công việc vào năm sau. Vì có 1 chu trình như thế nên nếu vì bất cứ lý do gì mà tốt nghiệp rồi vẫn chưa xin được việc, sẽ bị coi là thất bại trong việc tìm việc và cơ hội càng khó hơn, công ty tuyển dụng sẽ đặt dấu hỏi tại sao. Điều này áp dụng với SV Nhật, với SV nước ngoài công ty Nhật có phần thông cảm hơn vì nhiều người không biết nguyên tắc này. Vì vậy, những SV Nhật chưa xin được việc có xu hướng tiếp tục học lên Thạc sĩ hoặc Tiến sĩ để có thêm thời gian xin việc. Lý do cho việc tuyển dụng sớm này là vì người Nhật làm gì cũng lên kế hoạch từ rất sớm, đã theo 1 quy trình và họ chủ yếu chào đón các SV mới ra trường, tâm trí còn như “tờ giấy trắng” để đào tạo bài bản lại từ đầu trở thành người của công ty. Dù bạn giỏi cỡ nào, kinh nghiệm tới đâu cũng sẽ phải trải qua khóa huấn luyện từ đầu như bao người khác, có khi kéo dài đến 2 năm. Cho nên có những bạn dù trái ngành học nhưng nếu có đủ yếu tố phù hợp với công ty và công việc thì họ vẫn tuyển dụng để đào tạo lại từ đầu.

Ngày bắt đầu làm việc cũng giống như “ngày tựu trường”, 1 năm chỉ có 2 ngày 1/4 và 1/10. Dựa vào thời gian ra trường của SV Nhật là vào tháng 3, hầu hết các công ty yêu cầu bạn làm việc vào ngày 1/4. Tuy nhiên, vẫn có thể thảo luận với công ty ngày bạn muốn bắt đầu, có thể là năm sau.

2.2 Nếu đi làm ở công ty Nhật, bằng Tiến sĩ hầu như không cần thiết.

Rất ít SV Nhật học Tiến sĩ, phần lớn đi làm ngay sau khi tốt nghiệp ĐH, phần nhỏ hơn là Thạc sĩ, phần hiếm là Tiến sĩ. Lý do: các công ty thường không muốn tuyển tiến sĩ vì phải trả lương cao hơn trong khi cũng phải đào tạo họ lại từ đầu như SV ĐH. Hơn nữa, Tiến sĩ thường có suy nghĩ “khác” bình thường. Do đó, Sv Nhật cũng không muốn tốn thời gian để học Tiến sĩ, trừ khi muốn theo con đường nghiên cứu trong các trường ĐH.

2.3 Thư giới thiệu: con dao 2 lưỡi.

Cũng như xin học bổng, xin việc cũng có thể dùng thư giới thiệu. Thư giới thiệu được cấp do trường, thông qua sự đồng ý của giáo sư hướng dẫn bạn. Phải nói trước rằng, có thư giới thiệu của trường không đồng nghĩa là xác suất xin được việc là trên 80% nhé (chứ đừng nói 100%), vẫn rất nhiều trường hợp bị từ chối như thường. Thư giới thiệu chỉ giúp tăng điểm số cho bạn trong phạm vi giới hạn, ví dụ được cộng thêm 20% lợi thế, hoặc nếu bạn nộp đơn trễ, thư giới thiệu có thể giúp đơn của bạn được tiếp nhận vô, thậm chí là mở 1 cuộc tuyển dụng chỉ có mình bạn. Bằng cách nào đi nữa, điều quan trọng là bạn có cơ hội để giới thiệu mình cho công ty và họ chỉ quan tâm trình độ của bạn tới đâu.

Tại sao mình nói nó là con dao 2 lưỡi? Ở Nhật, thư giới thiệu có một ý nghĩa rất quan trọng với danh dự của giáo sư. Họ chỉ đồng ý cấp cho bạn 1 lần vào 1 công ty DUY NHẤT. Một khi bạn dùng đến thư giới thiệu có nghĩa là bạn đã cam kết nếu vượt qua cuộc tuyển dụng, bạn sẽ phải làm việc cho công ty đó bằng mọi giá. Như vậy, thư giới thiệu một mặt giúp bạn, mặt khác là lá đơn bãi bỏ quyền chọn lựa và quyền từ chối làm cho công ty đó nếu bạn đậu. Đã có rất nhiều trường hợp như sau, thi tuyển vào 1 công ty lớn và yêu thích, trong thời gian thi tuyển kéo dài, vì lo sợ thất bại, nên đã dùng thư giới thiệu nộp tiếp vào công ty khác nhỏ hơn hoặc không yêu thích bằng, rồi sau đó đậu cả 2 công ty, đành nuốt nước mắt từ chối công ty yêu thích để làm việc cho công ty thứ 2.

Hãy suy nghĩ kỹ trước khi dùng đến Thư giới thiệu. Bạn có thể vẫn đậu mà không cần đến nó nếu bạn đủ tự tin. Dùng đến nó bạn có thể vẫn rớt nếu bạn không đủ trình độ. Vậy nhé!

2.4 Người Nhật rất ít thay đổi chỗ làm.

Mọi công ty đều đánh giá cao sự trung thành cống hiến hết mình cho công ty của nhân viên. Họ quan niệm rằng nếu bạn đổi công ty quá nhiều lần, bạn chỉ làm mất thời gian mà chẳng học được gì từ công việc cũ (mình hoàn toàn đồng ý), không có sự kiên nhẫn đối mặt với khó khăn trong công việc, không đủ tin cậy để thuê nên sẽ rất khó khăn để xin việc nơi khác và một profile không tốt cũng khó để vay mượn tiền từ ngân hàng. Người Nhật thường chỉ làm cho 1-3 công ty trong suốt cuộc đời. Nhiều người tự hào khi khoe rằng họ đã làm ở đây 19-20 năm. Và quả thật, lương bổng và vị trí tăng theo số thâm niên của họ tại công ty. Các công ty Nhật thường than phiền rằng SV quốc tế sau khi in được việc ở Nhật, chỉ trụ lại được vài ba năm. Nếu bạn có ý định làm việc tại Nhật, hãy cân nhắc kỹ về điều này.

2.5 Ngành hot nhất tại Nhật hiện nay.

Ngoài việc làm tại các công ty, công việc hot nhất đối với các SV Nhật là làm công chức trong các cơ quan chính phủ địa phương. Hàng năm các cuộc thi công chức được tổ chức tập trung như các cuộc thi ĐH ở VN, bao gồm thi viết và phỏng vấn (2 vòng). Ai cũng mong thi đậu để được làm công chức. Lý do: công việc ổn định, ít áp lực và không bị sa thải.

2.6 Hệ thống lương của Nhật theo 1 chuẩn chung và hầu như không khác biệt mấy ở mọi công ty, mọi vùng miền.

Chính vì thế trong các trang web tuyển dụng, mức lương và các điều kiện phúc lợi xã hội cũng được niêm yết. Mức cơ bản nhất là từ SV đại học, thạc sĩ và tiến sĩ, sự chênh lệch chỉ khoảng 5% mỗi cấp. Đối với thâm niên tuổi tác, mốc từ 35 tuổi trở lên sẽ có số lương vượt bậc, hơn gấp rưỡi người tuổi 20. Tất nhiên là đủ sống. Vì vậy, không cần vương vấn quá nhiều về vấn đề lương. Khi phỏng vấn cũng chẳng bao giờ hỏi bạn muốn lương bao nhiêu. Hỏi về lương ngay trong cuộc phỏng vấn là điều không nên làm, khi nhận được hợp đồng làm việc rồi, bạn có thể thương lượng với công ty sau.

2.7 Có 2 loại hợp đồng chính: hợp đồng ngắn hạn (tái ký kết hàng năm) và hợp đồng dài hạn (trọn đời).

Hợp đồng ký kết hàng năm có nhiều yếu tố bất lợi: lương không bao giờ tăng, không bonus mỗi năm, không lương hưu, và có thể bị sa thải. Ngược lại, hợp đồng trọn đời toàn yếu tố có lợi: lương tăng mỗi năm, bonus 2 tháng lương (vào giữa và cuối năm) và khi nghỉ hưu, sẽ nhận được 1 cọc tiền lương hưu tùy theo số năm đóng góp cho công ty. Hợp đồng trọn đời ai cũng mong muốn nhưng tất nhiên số lượng rất có hạn nên phải xuất sắc mới có được. Cái này thì nên tranh đấu cho nó.

2.8 Tinh thần hợp tác giữa các công ty cùng ngành tại Nhật.

Các công ty cùng ngành nếu là ở VN sẽ thường được coi là ” đối thủ” của nhau, nhưng ở Nhật, sự hợp tác giữa họ là rất đáng ngưỡng mộ. Họ làm việc trên tinh thần đối tác, chia sẻ thị phần công việc và việc ai người ấy làm. Nói như vậy không có nghĩa là họ sẽ chia sẻ tất cả bí mật kinh doanh của mình cho các công ty khác biết. Chiến lược kinh doanh, thông tin về các dự án vẫn luôn được hết sức bảo mật. Mình chỉ nộp đơn vào 2 công ty, và trong quá trình thi tuyển, cả 2 công ty đều thông tin cho nhau về tiến độ của mình, và sau này, khi mình từ chối làm việc cho công ty thứ 1 để vào làm cho công ty thứ 2, boss ở công ty thứ 1 đã gửi email cho mình nói rằng ông lấy làm xấu hổ vì để mình đi và sau này nếu cần giúp đỡ, hãy đến tìm ông ấy bất cứ lúc nào !!! Mình đã rất xúc động với cách hành xử fairplay như vậy.

3. Quy trình thủ tục xin việc

Phần này hơi dài nên có lẽ chỉ những bạn đang ở Nhật và muốn xin việc ở Nhật mới có nhu cầu đọc. Nhưng bạn nào muốn đọc chơi cho biết xin mời :)

3.1 Thời điểm bắt đầu job hunting

Tốt nhất là vào khoảng 12-20 tháng trước ngày tốt nghiệp của bạn, mỗi năm bắt đầu vào:

Tháng 7: suy nghĩ, ra quyết định có làm việc ở Nhật không. Rồi tự đánh giá bản thân điểm mạnh/ yếu để tự PR, tìm hiểu thông tin trên mạng, hệ thống ngành nghề liên quan đến chuyên môn, hỏi han các nguồn có thể. Lập ra cuốn sổ gọi là nhật ký xin việc và cuốn sổ có ghi nhớ lịch ngày, tháng. Thời gian này cũng là thời gian bắt đầu đăng ký Thực tập ở công ty.

Tháng 8: tiếp tục tìm kiếm thông tin và chuẩn bị những vật dụng cần thiết cho việc xin việc (vest đen, sơ mi trắng, giày đen, cặp đen chuyên dụng, bút đen, sổ tay, con dấu thay cho chữ ký và visit card (nếu được), tất cả đều theo phải theo chuẩn nhé). Hãy chọn cho mình đôi giày tốt và bộ suit thoải mái, nó sẽ giúp bạn tự tin hơn rất nhiều.

Tháng 9: Thực tập 2-3 tuần ở công ty (đến tháng 11 là chấm dứt). Đồng thời viết sẵn các Entry sheet, Resume, đơn xin việc, … điền thông tin cá nhân, tạo nhiều bản copy và có thể chừa trống mục tại sao chọn công ty này, tại sao chọn bộ phận này.

Tháng 10: Bắt đầu ghi chép thông tin về các hội chợ việc làm (tần suất dày đặc). Đôi khi các công ty yêu thích giới thiệu trùng ngày nhau, nhưng đừng lo, họ sẽ có rất nhiều ngày giới thiệu ở nhiều nơi khác nhau, đặc biệt là các công ty lớn. Nếu không đi được lần này vẫn có thể đi những lần sau.

Tháng 11, 12: Job hunting thực sự khởi động. Tham dự Hội chợ việc làm 説明会 (Job Fair, Job Expo, Job Day). Nhớ mặc suit đen trong mọi buổi tham gia. Thời gian này, bạn sẽ bắt đầu cảm thấy ít nhiều hụt hẫng vô cùng vì không thể hiểu hết những gì họ nói. Đừng nản lòng! Hãy thu thập những gì có thể.

Tháng 1, 2: Tham dự Seminar của từng công ty, gặp gỡ các OB và OG (old boys và old girls, ý chỉ những anh chị SV ra trường và đi làm rồi). Các Ob và OG này theo chân các công ty, quay trở lại trường cũ để cho các em SV tha hồ chất vấn, hỏi han. Sẽ được cộng điểm nếu khi phỏng vấn bạn khoe rằng có tham khảo ý kiến của những OB và OG này. Tại các seminar này, bạn có thể bắt đầu nộp Entry Sheet (đơn xin việc kiểu Nhật, có mẫu sẵn, dài chỉ 2 trang A4), Resume rồi. Hết tháng này, các hội chợ việc làm giảm hẳn.

Tháng 3: Deadline của Entry Sheet, Resume nộp qua mạng/ bưu điện tùy từng yêu cầu của công ty. Các vòng chọn lọc test SPI, phỏng vấn lần lượt được thực hiện cách nhau 1-2 tuần sau khi nhận được hồ sơ của bạn.

Tháng 4: Một số bạn có kết quả và tìm được việc. Nhưng đừng lo lắng, thời gian vẫn còn kéo dài đến tháng 7-8. Đây là thời gian chạy nước rút.

Tháng 5: Các công ty lớn bắt đầu ngưng tuyển dụng đợt 1. Khi này các công ty nhỏ hơn vẫn còn tiếp tục quá trình đến cuối tháng 7-8. Nhiều công ty nhỏ hơn nữa mới bắt đầu mở các Job fair, tiếp nhận hồ sơ.

Tháng 6: Một số công ty lớn tiếp tục Job fair/ nhận hồ sơ đợt 2. Nhưng nhiều bạn đã có thể hoàn tất quá trình xin việc của mình.

Tháng 7-8: Những bước cuối cùng của quá trình xin việc và kết thúc vào khoảng cuối tháng 8.

3.2 Tài liệu tham khảo

– Job Hunting Guide for International Student của JASSO (Hình 2) là cuốn sổ tay bổ ích nhất, cơ bản nhất, gói gọn nhất, dễ hiểu nhất tổng hợp nhiều thông tin bằng tiếng Anh dành cho SV quốc tế được cập nhật mới hằng năm giúp bạn xác định bản thân muốn làm gì, có thể làm gì và phù hợp với ngành nào. Là cuốn bạn nên nghiền ngẫm đầu tiên: http://www.jasso.go.jp/job/guide_e.html

Hướng dẫn tìm việc của JASSO 2014

Hướng dẫn tìm việc của JASSO 2014

– Test SPI: có bán tại các nhà sách trên toàn nước Nhật, nhưng trong thư viện trường, trong lab của bạn có rất nhiều, update mới nhất và miễn phí, hãy check trước khi bỏ tiền túi ra mua.

-Thống kê mới nhất về profile của các công ty: là các quyển sách rất hữu ích thường được phát miễn phí trong các Hội chợ việc làm. Có thể mua ở nhà sách, giá 1000 – 2000 yên.

– Mẫu câu hỏi phỏng vấn: có khoảng 100 câu hỏi phổ biến cho từng vòng, nếu ai cần nhắn mình trong inbox mình sẽ gửi qua email.

– Hội chợ việc làm (Job fair, 説明会 (Setsumei-kai)): Chu trình xin việc thực sự khởi động vào tháng 11 hàng năm với Hội chợ việc làm. Đây là nơi các công ty lớn, nhỏ tập trung lại để giới thiệu mình với sinh viên. Hoạt động chủ yếu là giới thiệu, chiêu mộ và thu thập thông tin về thông qua các brochure, poster, presentation, questions & answers. Cái này bạn có thể tham dự hoặc không nếu đủ tự tin rằng bạn có thể tìm kiếm thông tin về các công ty thông qua các nguồn khác.

Ngoài hội chợ việc làm, một số công ty còn tổ chức các Ngày giới thiệu việc làm (tạm gọi bằng tiếng Việt) riêng tại “bản doanh” công ty họ. Một số công ty khá khắt khe sẽ không chấp nhận bạn đi tiếp vào các vòng sau nếu bạn không tham dự cái ngày này và để lại thông tin của bạn. Nhưng hầu như trường hợp này ít xảy ra.

– Internship: trước khi xin việc, bạn có thể xin vào thực tập tại công ty mà bạn thích khoảng 3 tuần. Nếu bạn làm tốt, sau này khi xin việc, cộng ty có thể nhận bạn vào làm việc thẳng luôn mà không cần thông qua các bước tuyển dụng nào nữa. Cách thức xin vào thực tập có thể tìm trên trang web của công ty hoặc hỏi những người phần dưới đây.

3.3 Gặp khó khăn nên hỏi ai?

Mình để phần này trên phần Chu trình tuyển dụng là có lý do của nó. Trước khi bạn nhập cuộc xin việc, hãy tìm đến những người này để 1) thông báo cho họ mình đang có nguyện vọng tìm việc ở Nhật, 2) hỏi thêm những thông tin, lời khuyên cần thiết 3) sau này thực sự khó khăn, bế tắc hãy quay lại nhờ những người này giúp đỡ tiếp. Họ là:

a. Giáo sư của bạn: với giáo sư bạn có thể hỏi 2 việc quan trọng nhất là 1) thông tin về công ty nổi tiếng trong chuyên ngành của bạn, nhất là những công ty có mối quan hệ tốt với giáo sư sẽ là một lợi thế, 2) thư giới thệu khi bạn cần. Nhất thiết trước khi muốn xin việc phải nói cho giáo sư biết ý định của bạn như là một sự báo cáo với cấp trên.

b. Văn phòng khoa (Department Offices) bạn học: để hỏi về người phụ trách job hunting tại khoa của bạn. Mỗi năm vị trí này sẽ được thay đổi người khác. Người này sẽ là người có quyền đại diện cho trường cấp thư gới thiệu thông qua đề nghị của giáo sư bạn.

c. Trung tâm hỗ trợ sinh viên quốc tế (International Students Support Center) tại trường. Đặc biệt là kiếm đúng người phụ trách mảng việc làm cho sinh viên quốc tế (Global Human Resources staff). Người này có thể giúp bạn liên lạc trực tiếp với công ty, cho bạn lời khuyên bổ ích để viết CV, câu hỏi phỏng vấn, thậm chí dịch CV giùm bạn qua tiếng Nhật.

d. Trung tâm hỗ trợ sinh viên quốc tế tại thành phố bạn đang ở. Ví dụ ở Fukuoka là Fukuoka International Students Support Center. Trung tâm này hiệu quả nhất là việc giới thiệu việc làm thêm, thực tập, hoặc mớ các lớp học về tác phong, chào hỏi khi đi phỏng vấn (ở Nhật cực kì khắt khe về khoản này).

e. Những người đi trước (anh chị, bạn bè người Nhật, Việt, nước ngoài xung quanh bạn mà đã từng có kinh nghiệm xin việc). Có thể hỏi về công ty bạn dự định nộp đơn.

f. Những người đang cùng xin việc với bạn. Họ cũng có kha khá thông tin mà bạn không biết đấy.

HÃY NHỜ ĐẾN SỰ GIÚP ĐỠ CỦA TẤT CẢ NHỮNG NGƯỜI MÀ BẠN QUEN BIẾT, KỂ CẢ CHƯA QUEN BIẾT (chỉ qua giới thiệu). Tất nhiên là phải nhờ đúng người đúng việc nhé! Xin việc là cơ hội để bạn học hỏi thêm nhiều thứ mới, mở rộng mối quan hệ, kể cả kiếm cơ hội mới cho bản thân.

3.4 Chu trình tuyển dụng

Bước 1. Pre-entry Sheet

Là việc giới thiệu sơ bộ profile của bản thân (thông tin bản thân, địa chỉ liên lạc, chuyên ngành, tên trường, sở thích, nguyện vọng chung) đến các công ty thông qua các trang web: Mynabi, Rikunabi, Nikkei….hoặc nộp ngay tại các hội chợ việc làm (số lượng công ty là không giới hạn, nhưng thời gian chỉ đủ nộp khoảng 5-6 cái). Pre-entry sheet tuy đơn giản nhưng quan trọng vì đó là cách bạn gửi email của mình đến các công ty, sau đó họ sẽ thường xuyên cập nhật thông tin các bước tuyển dụng trực tiếp qua email cho bạn.

Mynabi: http://job.mynavi.jp/2014/

Rikkunabi: http://www.rikunabi.com/

Nikkei: https://job.nikkei.co.jp/

Có một cách khác là gửi Pre-entry Sheet qua website trên. Vậy các website đó là gì? Các trang web này thực ra là 1 bên trung gian thứ ba TẬP TRUNG các công ty và các SV lại với nhau để dễ dàng “tìm thấy nhau” hơn. Mynabi và Rikkunabi là 2 trang được nhiều công ty sử dụng nhất. Các công ty sẽ tập trung update quá trình tuyển dụng của mình tại 2 trang web này. Bạn chỉ có thể nhận được thông tin từ các công ty yêu thích nếu tạo tài khoản ở đây và gửi pre-entry sheet đến công ty mình thích. Khi nhận được Pre-entry, công ty sẽ gửi email hồi âm vào tài khoản này và email cá nhân của bạn, họ cũng cấp cho bạn số thứ tự hồ sơ của bạn(ID No.) và 1 password online để sau này bạn dùng để đăng nhập vào trang chính của công ty để tiến hành các bước tiếp theo. Mỗi công ty sẽ cấp một ID và một PASS khác nhau nên bạn phải lưu lại thật cẩn thận vào sổ tay để dễ nhớ. Bạn cũng phải thường xuyên vào kiểm tra email hoặc message mới dành cho mình tại đây. Nếu bạn không nộp Pre-entry Sheet, sẽ không có ID, khá rắc rối về sau. Nhưng nếu bị vướng vào trường hợp đó, cách giải quyết là gọi điện trực tiếp đến công ty (khi vẫn còn hạn nộp hồ sơ) và xin được nộp Entry Sheet mà không có số ID, hoặc họ sẽ mở trang web cho bạn apply tiếp hoặc sẽ cho bạn nộp mà không cần Pre-entry. Các công ty cũng khá linh động trong cách giải quyết.

Các trang web này thường xuyên cũng gửi các thông tin spam về các Job Fair không cần thiết, 1 ngày có thể gửi tới 50 email rất phiền phức. Với đứa đọc 1 email mới hiểu như mình đã mệt thì thật sự cáu khi nhận hơn 500 email trong vòng 1 tuần, xóa cũng không kịp. Vì vậy nếu có thể, hãy tạo 1 tài khoản riêng chỉ đề dành cho xin việc hoặc đưa hết chúng vào spam nếu bạn biết được cái nào quan trọng cái nào không.

Bước 2. Sàng lọc lần 1: Entry Sheet (ES)

ES (tạm dịch là đơn xin việc) (Hình 3, 4) có chức năng giống như C/V hay Resumé nhưng theo cách trình bày của Nhật, dài 2 trang A4, hoàn toàn khác với cách viết C/V của phương Tây. Nếu công ty không đưa ra mẫu ES riêng thì có thể down từ internet, mua trong các nhà sách, hoặc theo mẫu của trường ĐH. ES có thể gửi qua internet hoặc mailing. Đây chính thức là bước sàng lọc lần 1. ES rất quan trọng vì: đây là lời giới thiệu chính thức bản thân (自己PR)với công ty, có ấn tượng thì mới đi tiếp được các vòng tiếp theo và nội dung của ES sẽ được dùng để đặt câu hỏi khi phỏng vấn.

Entry sheet 1

Entry sheet – trang 1

Entry Sheet 2Entry sheet – trang 2

ES thường có 1 phần rất khó đó là trả lời câu hỏi: Tại sao bạn chọn công ty chúng tôi? Tại sao bạn chọn bộ phận này (division: international, human resources, design, construction, monitor and audition….)? (Họ sẽ list ra các bộ phận cần tuyển và mình có thế điền/ chọn 1 hay nhiều nguyện vọng theo thứ tự ưu tiên).

Bước 3. Sàng lọc lần 2: Làm test SPI (giấy hoặc trên máy tính)

Test SPI là loại test kiểm tra kiến thức hiểu biết tổng quát về Kanji (chữ Tàu) – Toán – Hình học – Hóa học đại cương – Vật lý đại cương – Anh văn – và Tính cách. Mục đích là để kiểm tra trình độ tính toán nhẩm, xử lý nhanh nhạy và độ tập trung, sức bền khi suy nghĩ cùng với tính cách cá nhân (người hoạt bát hay trầm tính chẳng hạn). Sẽ không khó nếu bạn có thời gian luyện tập và giải một số dạng đề lặp đi lặp lại qua các năm, đáp án khá dễ hiểu (dù phải đoán), có quy luật giải. Còn với test về tính cách, sẽ không có câu trả lời đúng hay sai, chỉ là để công ty biết bạn là người như thế nào để sắp bạn vào vị trí công việc phù hợp mà thôi.

Dù không biết tiếng Nhật, mình vẫn thử coi qua những cuốn sách về SPI từ đầu, tập trung vào câu hỏi Anh văn, Đại số, Hình học và Hóa học. Hoàn toàn bỏ qua phần Kanji vì chỉ mất thời gian. Do mình không hiểu câu hỏi hỏi gì, nên cách học của mình là coi dữ liệu đề cho, đoán coi nó muốn hỏi cái gì, rồi coi đáp án cách giải để xác định ngược lại đề hỏi cái gì để nhận dạng câu hỏi và nhớ loại câu hỏi đó. Mình thực sự tập trung cho các câu hỏi như về toán là tính toán nhẩm, hình học vị trí; về hóa học thì là tính nồng độ dung dịch; về vật lý là tính vận tốc khi 2 vật va chạm, leo/ xuống dốc, chèo thuyền cùng/ ngược dòng.

Bước 4. Sàng lọc lần 3: Phỏng vấn (2-3 vòng)

Có chừng 100 các câu hỏi mẫu cho từng vòng và những câu hỏi này hầu như sẽ được lặp đi lặp lại ở các công ty. Quan trọng là câu trả lời của bạn ngoài đúng và trúng, cần có sắc thái riêng tùy vào từng cá nhân để khiến họ hứng thú, không cần phải hơn người, chỉ cần đáp ứng được cái nhà tuyển dụng cần nghe. Nguyên tắc để trả lời luôn xoay quanh 2 mục đích: tôi có khả năng gì và tôi có thể cống hiến gì cho công ty với khả năng đó! Câu hỏi mẫu nếu ai cần mình sẽ gửi qua email.

Phỏng vấn vòng 1: thông tin cá nhân, nguyện vọng, khả năng giao tiếp, ứng xử

Người phỏng vấn bạn ở vòng này là các trưởng phòng/ bộ phận mà bạn đã chọn ở Entry Sheet. Ví dụ trong ES bạn chọn 3 nguyện vọng ở 3 bộ phận khác nhau (Phòng Chất Thải Rắn, Phòng Kế Hoạch, Phòng Quốc Tế) thì 3 ông trưởng phòng này sẽ có mặt trong buổi phỏng vấn bạn. Mục đích: để cân nhắc coi bạn thực sự phù hợp với bộ phận nào.

Phỏng vấn vòng 2: chuyên môn, khả năng tiếng Nhật

Ở một số công ty, vòng 1 và 2 được gộp lại làm một. Hai công ty mình đi phỏng vấn, vòng 1 và 2 gộp chung nên thời gian phỏng vấn khá dài, 90 phút với 5 vị ngồi hội đồng. Nếu bạn tự tin vào chuyên môn của mình thì vòng này là vòng để thu phục những người sẽ làm sếp của bạn sau này.

Phỏng vấn vòng 3: quyết định đậu rớt, loại hợp đồng nào có thể ký kết với bạn.

Vòng này bạn sẽ được gặp hội đồng quản trị của công ty (Tổng Giám Đốc, Phó Tổng Giám Đốc, Trưởng phòng nhân sự, 2-3 người). Dù vòng phỏng vấn 1&2 bạn có hoàn thành xuất sắc đến đâu thì vẫn phải vượt qua được sự kiểm duyệt của các Executive này, đây là người có quyền đưa ra kết luận cuối cùng. Dưới con mắt lão luyện, họ chủ yếu đánh giá về nhân cách, con người, thái độ, sự khát khao làm việc của bạn cho công ty, tiềm năng có phù hợp với định hướng của công ty hay không, ý định sống lâu dài tại Nhật. Điều bất lợi/ có lợi: họ thường không am hiểu về chuyên môn mà bạn đang theo đuổi, không hề biết/ quan tâm bạn thể hiện tốt như thế nào ở các vòng trước. Nên bạn nên PR bản thân lại từ đầu tổng quát nhất trong vòng 20-40 phút ngắn ngủi, không đi sâu vào chuyên môn, mà đi sâu vào tố chất cá nhân.

3.4 Kết quả

Sau mỗi vòng thi, thực ra ngay khi bạn bước ra khỏi phòng thi, họ sẽ thảo luận coi bạn đậu hay không và có kết quả ngay ngày hôm đó. Tuy nhiên, theo thủ tục, công ty sẽ hẹn 1-2 tuần gửi kết quả cho bạn. Đối với công ty Nhật, dù đậu hay không cũng sẽ đều có thông báo đàng hoàng và hiếm khi trễ hẹn. Có 1 kinh nghiệm nhỏ mà mình rút ra được là, dù lịch hẹn là sau 2 tuần có kết quả nhưng nếu bạn đậu, bạn sẽ được thông báo chỉ trong vòng 1-2 ngày qua email hoặc qua tài khoản online ở Mynabi, Rikkunabi. Nếu bạn không đậu, công ty vẫn gửi email thông báo đàng hoàng, nhưng đúng 2 tuần theo lịch hẹn. Vì vậy nếu sau 3 ngày không thấy tin gì thì……đừng thắc mắc nữa và buồn 5p thôi, hãy để thời gian lập kế hoạch chinh chiến công ty khác.

Mời các bạn đón đọc Kì 2: Kinh nghiệm của bản thân


Nguyễn Minh

Link gốc: http://on.fb.me/19Jbgrt

Nguồn: http://asianeducation.info

Bọn mình rất muốn nghe ý kiến của bạn! Cùng chia sẻ nhé!